善用電郵結語　助拓職場人際

我近來開始反思電子郵件的結尾語（Closing Remarks，例如 Regards 或 Cordially等等）在現今社會的用途以及重要性。這源於我近來收到不少有下款但沒有結尾語的電子郵件，發現有些人認為簡單交代撰寫郵件的目的便可，其他格式都是點綴品。

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現在，很多人都過於注重實用性，卻忽略與人交談的應有禮儀；但其實在職場上這些禮儀都是必要的，因為這些反映你的專業以及與收件人的關係。

朋輩可親密 長輩宜尊重

讀大學的時候，我收到一位我十分敬佩的教授傳來電郵，他用一句「With my warmest wishes」作為結語，令我感覺到和教授的距離感拉近了很多，亦有助我們在學術上的交流。

電郵的結尾是收件人最後看到的一句話，一個好的結尾語絕對能幫助你建立與收件人的良好關係。

因此，尤其是在職場上，當你跟上司、同事、客戶用書信溝通時，加上結語表示尊重、或者禮貌的祝福及問候是很重要的，故此也應該按你與收件人的關係選擇結語。

當與同輩或親密朋友用書信溝通時，很多新一代都會用XOXO（有擁抱及親親的意思）作結尾。其實在電子郵件中，我們應盡量避免使用過於親密的結尾，而是選擇用半正式的結尾，例如Yours truly、Best wishes或 Cheers（多是英國人或澳洲人使用）表示祝福。

Regards／Sincerely最通用

當收件人是你所尊敬的人時，例如教授或長輩，Respectfully、Yours respectfully都能表示你對收件人的尊重。當你想表達感謝的意思時則可用Thanks 、Many thanks 、Thank you等作為結尾。

最後，在其他情況下，使用Regards 或 Sincerely就最保險，因為他們都適用於正式和非正式書信。但是，我們應該小心使用這兩個用詞的變化形：

Regards可以獨立使用，亦可以在前面加上Kind、Warm、Best，但是regards的「r」就必定是細楷，即Best regards（致上最大的問候）、Kind regards（致上親切的問候）、Warm regards（致上溫暖的問候）。

同樣地，Sincerely可以獨立使用，亦可在前面或後面加Yours，即是Sincerely yours或Yours sincerely，表示真誠的祝福。

 

轉自文匯報「告別爛英文」欄，作者Ellen Lau /Preface Academy序言教育英文科統籌

（標題及小題為文匯編輯所加）