灣區法律人：關於香港和深圳商務秘書服務業務的對比和分析
作者：德和衡(前海)聯營律師事務所主任唐志峰
2022年5月，為了營造國際一流營商環境，增強市場活力，規範商事主體住所託管服務活動，維護市場秩序，深圳市市場監督管理局頒發《深圳市市場監督管理局商事主體住所託管辦法》，對在深圳市內從事電子商務、諮詢、策劃等經營活動，無需固定住所或者經營場所的商事主體，委託具備條件的商務秘書企業、會計師事務所、律師事務所（以下統稱託管機構）進行住所託管，以託管機構住所或者經營場所作為該商事主體住所或者經營場所。雖然在叫法上不一樣，但從立法的意圖和作用上，香港的秘書服務和深圳的企業住所託管服務具有很強的可比性，加上深圳前海作為內地發展最好的自貿區，借鑒香港成功經驗建立國際化的營商環境，這種制度安排也是情理之中的事情。
香港公司秘書服務作為世界範圍廣泛的社會職業之一，具有顯著的服務性。根據香港公司法例第三十二章規定，香港註冊的有限責任公司必須委任公司秘書，以履行公司的法定責任。其職責包括向公司註冊處申報有關公司架構、股東及董事的變動，亦需為董事局擬定公司會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業諮詢及建議。香港公司條例規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，該法定秘書必須由香港本地自然人或法人擔任。法定秘書不同於商務秘書，法定秘書是在香港註冊的有限公司，是法律要求必須存在的。法定秘書服務也相等於海外人士在香港的代言人，法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權，但如果公司發生問題，法定秘書是要擔當一定責任的。香港作為全球著名的自由港，金融中心，大量的商業交易及投資架構安排均有可能在香港發生，基於商業需要在香港設立控股型的公司成為需求，在這種情況下，投資人未必需要經營場所，也沒有日常經營的需要，但法律上仍需維持其商業主體地位。香港公司秘書服務很好的解決了該問題，可以讓全世界的投資人放心的在香港設立公司開展相關事務。
關於服務主體方面。香港公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體，若為個人，該人必須經常居住於香港，若為法人團體，該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。事實上，大多數公司秘書都是由秘書公司、會計師事務所、律師事務所擔任。在深圳，企業住所託管機構是具備條件的商務秘書企業、會計師事務所、律師事務所，和香港的實踐做法是趨同的。
關於服務內容方面。香港法定秘書具體提供的服務包括:提供註冊地址及法定註冊秘書；秘書服務處理及保存公司之法定記錄，例如重要控制人登記冊等資訊；代公司保持和政府部門之間的聯絡，回應政府部門的查詢，例如近期香港政府要求所有香港公司都要做盡職調查，秘書公司需要聯繫香港公司做好盡職調查工作，以供香港政府審查；秘書服務代收及處理政府往來函件；提供香港公司年審、改股、商業登記證更換、註冊地址變更等服務。在深圳，託管機構的職責包括：託管機構應通知或者協助依法應當辦理住所變更或者註銷登記的託管對象辦理相關手續；託管機構應當代託管對象從事各類法律文書的接收以及其他與市場監管部門的聯繫工作；託管機構於每年1月和7月各聯繫一次託管對象的法定代表人，並以台賬方式保留聯繫記錄，提醒並督促託管對象辦理相關商事登記事項、申報年報和公示其他需要公示的相關資訊，並妥善保存相關檔案；託管機構可以要求託管對象如實提供和及時更新託管檔案所含資訊，包括但不限於經營者、負責人變更情況等。
關於服務延伸方面。在香港，秘書服務除了基本的法定職責外，服務主體也會根據企業需要提供更多延伸服務，因此，到底選擇秘書公司，還是會計師事務所或者律師事務所，取決於客戶特殊的訴求。通常的延伸服務包括：提供電話傳真及秘書接聽服務；辦理當年周年申報檔，包括公司周年申報表及繳付商業登記證續期；準備及遞交公司註冊處檔（如：更改公司名稱/董事/股東資料及轉讓等）；準備公司內部會議記錄及決議；提供會計，稅務及公司註冊結構的專業意見等。在深圳，這項服務剛剛起步，大致也會參照香港的做法去完善。但深圳有深圳自身的市場背景，比如，過去幾年大量的商事主體合規意識弱，或故意違法亂紀，不接受政府或法院的法律文書，導致市場監管及司法處理程式難以順利進行，嚴重擾亂了市場秩序。因此，某種程度上，律所在提供住所託管服務時，提供相關的合規服務及法律諮詢，其優勢也是不言而明的。前海作為深港現代服務業合作區，借鑒香港模式營造優越的營商環境，已經取得愈來愈多的成績。這一次的商事服務制度的改革，相信會令得前海變得更加具有競爭力，為粵港澳大灣區的未來指明方向。
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